Kierownik
pewnej budowy zaobserwował, że od pewnego czasu budowa prawie w ogóle nie rusza
się do przodu. Postanowił więc pojechać na inspekcję. Gdy tylko podjeżdża,
widzi, że pracowników wszędzie pełno, biegają, krzątają się. Zobaczył też
Kowalskiego, który biegał cały czas z pustą taczką w jedną i w drugą stronę.
Zawołał w końcu:
- Kowalski! A Wy co tak z pustą taczką ciągle biegacie?
- Panie Kierowniku! Tyle roboty, że załadować nie ma kiedy!
Obraz
nieco przerysowany, ale tak naprawdę każdy z nas nie raz tak się zachowywał.
Tak się dzieje w momencie, kiedy człowiek wpada w „wir pracy” – zaczyna robić
100 rzeczy na raz, wydaje mu się, że wszystko robi jak szybko się da, że praca
się w rękach pali a w finale… zamiast super pracy, wychodzi nam 4-5 niedokładnie
i nie do końca dobrze zrobionych projektów. Sam pamiętam sytuację, deadline nas
goniły, siedziałem po nocach chcąc wszystko dokończyć i z biegiem czasu robiłem
się już tak zmęczony, że popełniałem coraz więcej drobnych błędów, które miały
spore znaczenie. W końcu mój przełożony wziął mnie na rozmowę i powiedział, że
mam iść do domu, zostawić komputer i odpocząć. Sam rzeczywiście wyglądał bardzo
dobrze, był wyspany i dzięki temu zachowywał trzeźwy umysł. „Przecież jak nie
zdążymy, to zaczniemy dzień, tydzień, czy nawet miesiąc później. To i tak im
się bardziej opłaci, niż ruszyć z czymś co będzie generowało koszty i ledwo
działało, ale w terminie”. Od tamtego dnia zacząłem coraz bardziej cenić sobie
w pracy nie wielozadaniowość, ale zrobienie jednej rzeczy od początku do końca
dobrze.
Jak
zapewne zdajecie sobie sprawę, za każdą z czynności, którą wykonujemy odpowiada
inny obszar mózgu – inny za mówienie, inny za słuchanie, inny za mówienie czy
liczenie. Im większą ilość obszarów na raz używamy, albo raczej im częściej
przechodzimy z jednego w drugi, musi minąć jakiś czas zanim dobrze się w to
wdrożymy i zaczniemy efektywnie wykonywać. Próby robienia wielu rzeczy na raz
tak naprawdę wydłużają czas w stosunku do tego, jak każdą z nich zrobilibyśmy z
osobna. Wyobraź sobie sytuację, że rozmawiasz ze swoim znajomym i na raz
obydwoje mówicie. Dogadanie się zajęłoby Wam zdecydowanie więcej czasu, niż
gdyby każdy z Was mówił z osobna, bo tak przekaz jest jasny i czytelny, a w
momencie kiedy musisz skupić się i na tym co mówić i na tym co mówi Twój
znajomy, a Wasze głosy łączyły by się w efekcie w szum.
Zastanawia
mnie, jak wielu z Was dzieli sobie zadania na początku pracy. Tabelki w Excelu,
między 8 a 10, między 10 a 11 mam czas na telefoniczne załatwianie wszystkiego
i tak dalej… łącznie z czasem między 15 a 16 na dodatkowe zadania, które wyjdą
gdzieś w trakcie dnia. Ta zasada jest znana już od początków XX wieku, a
rozpowszechnił ją nikt inny jak Henry Ford. To przecież on udowodnił, że
zawężenie specjalizacji pracy człowieka znacznie zwiększa jego efektywność – to
jest dokładnie ta sama zasada. Dzięki temu zyskujemy naprawdę sporo czasu na
przestawianie się co chwila z jednej rzeczy na drugą i zrobimy wszystko od
początku do końca dokładnie. Trzeba więc zadbać o brak rozpraszaczy wokół nas. Powiedzieć w
biurze, hej, przez godzinę mnie nie ma w żadnej sprawie, chyba, że biuro będzie
się paliło”, założyć słuchawki na uszy, albo stopery – zależy czy wolimy pracę
w ciszy czy z muzyką – i zabrać się za raporty, zestawienia czy bilanse w
Excelu, albo za pisanie jakiejś ważnej umowy.
Jest
jeszcze jedna rzecz, którą musimy docenić. Każdemu z nas należy się w pracy
przerwa. Nie dlatego, że pracodawcy stwierdzili, że są mili i chcą zapłacić nam
za odpoczywanie także. Dlatego, że efektywność wzrasta wtedy dużo na tyle, że
jest to zwyczajnie opłacalne. Tutaj możemy znaleźć jedyną chyba zaletę palenia
papierosów – regularne wychodzenie co 1-2 godziny na 5 minut, aby oderwać się
od pracy, pogadać o byle czym ze znajomymi, albo po prostu się kawałek przejść.
To sposoby niezawodne do tego, aby po zakończonym zadaniu zabrać się za drugie.
To jest bardzo ważne – aby nie przerywać danego zadania, ale między jednym a
drugim, tam gdzie i tak potrzebujemy chwili na wdrożenie się znowu, wykorzystać
to na chwilę odpoczynku. Osoby niepalące mogą się przejść dla towarzystwa, albo
zrobić sobie spacer do sklepu czy po prostu posiedzieć przy komputerze i
poczytać jakieś ciekawe, luźne artykuły, bloga czy też sprawdzić co tam na
facebook’u. Oczywiście pamiętajcie, że wszystko w zdrowych ilościach! :) bo po
dwóch godzinach przerwy, nikomu nie chciałoby się już wracać do pracy. Więc na
rozpoczynający się niebawem weekend:
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz