Cel : Przyspiesz swoją pracę! część 2

            Wypoczęci po weekendzie? Gotowi na kolejną porcję metod organizacji pracy i pozbycia się ich pożeraczy? Zacznijmy więc od punktu numer 5 zwanego przez niektórych „artystycznym nieładem” :)

5. Zapanuj nad swoim biurkiem

Stos papierów, raportów, gazet powoduje, że czujemy się zestresowani i zmęczeni już na sam jego widok. Stephanie Denton, prezes amerykańskiego stowarzyszenia specjalistów zajmujących się organizacją pracy, sugeruje bardzo proste, ale skuteczne rozwiązanie. Jest to biurko w kształcie litery L. Blat frontowy przeznacz na rzeczy, którymi musisz się zająć zaraz, natomiast blat boczny, poza zasięgiem twojego wzroku, niech zajmują papiery, nad którymi możesz popracować w następnej kolejności.

6. Jedno zadanie na raz

Podzielność uwagi to jednak cnota mocno przereklamowana. Dr David Mayer z Uniwersytetu w Michigan, zajmujący się psychologią pracy, obliczył, że przerzucanie się od zadania do zadania powoduje, iż praca zabiera nam 50% czasu więcej, niż gdybyśmy robili wszystko po kolei. Dlatego też sensownie jest grupować zadania o podobnym charakterze w jeden blok.

7. Wyznacz czas i trzymaj się tego

Specjaliści twierdzą, że praca zajmuje dokładnie tyle czasu, ile przeznaczysz na jej wykonanie. Planujesz poświęcić trzy godziny na załatwienie korespondencji lub telefony do klientów? Dokładnie tyle czasu to ci zajmie. Jeśli zamierzasz to wszystko załatwić w godzinę, najprawdopodobniej Ci się uda. Staraj się wyznaczać sobie krótsze terminy, dbając, aby nikt w tym czasie Ci nie przeszkadzał.

8. Dobry finisz

Końcówkę dnia pracy przeznacz na zadania najprostsze. Uporanie się z nimi wprawi Cię w dobry nastrój na resztę dnia

Cel : Przyspiesz swoją pracę!

Zarobiony? Zawalony robotą? Terminy gonią, mnóstwo niedokończonych spraw na głowie, a Ty nie wiesz, za co się zabrać? Stop! Tak dalej być nie musi. Wyeliminuj złodziei Twojego cennego czasu, zorganizuj  lepiej swoją pracę i nie marnuj życia na siedzenie w firmie. Zaopatrzę was w kilka patentów przyspieszających pracę i dających więcej życia poza miejscem zatrudnienia.

Właściwe 20%

Włoski ekonomista i socjolog Vilfredo Pareto sformułował słynną zasadę 80:20,która odnośnie do pracy brzmi - 20% nakładu naszego czasu przynosi 80% efektów i odwrotnie - 80% czasu poświęcamy na rzeczy, które przynoszą zaledwie 20% efektów. Zrozumienie tego pozwoli nam skoncentrować się na tym, co jest naprawdę ważne - na klientach, którzy przynoszą najwięcej zysków, na zadaniach, które dają najwięcej satysfakcji itd.

Pilne i ważne

Przytłoczeni nawałem spraw do załatwienia, nie pozwalamy sobie na chwile oddechu, aby nabrać dystansu i ocenić rangę obowiązków. "W rezultacie, pilne sprawy bieżące odrywają Cię od tego, co jest rzeczywiście ważne" - mówi Stephen R. Covey w swojej znakomitej książce "7 nawyków skutecznego działania" (Rebis, 2003). A jeżeli nie potrafisz zorganizować sobie jednego dnia pracy, jak w takim razie wygląda Twoje życie? Covey twierdzi, że dzięki wprowadzeniu kilku zmian w swoich nawykach myślowych można zapanować nad chaosem zarówno w pracy, jak i w życiu, zacząć działać skutecznie i wreszcie mieć czas na to, co jest dla nas ważne.

Zorganizuj się

Oto pierwsze 4 z 8 patentów, które pomogą Ci efektywniej wykorzystać czas spędzony w firmie:

1. Co właściwie chcesz osiągnąć w swojej pracy?

Określ swoje cele. Powinny być konkretne i umiejscowione w czasie, np. awans w tym roku, zrealizowany w terminie projekt, podwojenie obrotów w ciągu najbliższych 6 miesięcy. To ułatwi Ci koncentrację na zadaniach ważnych, czyli tych bezpośrednio związanych z realizacją celu.

2. Planuj

Wiemy, wiemy. Też ziewamy, gdy nam o tym przypominają, ale według Coveya, bez planowania się nie obejdzie. Z praktyki wiadomo, że najskuteczniejsze jest robienie planów na cały tydzień z góry. Przyda Ci się terminarz, w którym tydzień zajmuje dwie sąsiednie kartki i po otwarciu od razu widzisz, co już załatwiłeś, a co masz jeszcze przed sobą.

3. Mierz zamiary na siły

Większość ludzi pracuje najefektywniej pomiędzy godziną 9 a 12.To czas na pracę, która wymaga największej koncentracji uwagi. Między 13 a 14 odczuwamy zmęczenie i spadek energii, więc możemy poświęcić tę godzinę np. na przeglądanie poczty czy segregowanie papierów. Po godz. 18 efektywność z reguły dramatycznie spada, więc nie noś ze sobą do domu tych papierów. I tak do nich nie zajrzysz.

4. Naucz się mówić intruzom "spadaj!"

Oczywiście uprzejmie. Telefony, niezapowiedziani interesanci, akwizytorzy, koledzy z pracy - wszystko to wybija nas z rytmu. Jeff Davidson w książce "Kontrola stresu" (Rebis, 2000) przytacza badania Industrial Engineer, z których wynika, że przeciętnemu szefowi przerywa się średnio co sześć do dziewięciu minut.

A już w poniedziałek kolejne 4, a jak Wam się podobają powyższe? :)

Feedback, czyli dobra lekcja przeszłości na przyszłość

Choć na rynku dostępnych jest wiele szkoleń, narzędzi i parę książek to tak naprawdę mało poświęca się uwagi radzenia sobie z przyjęciem feedbacku w każdej formie i ze spokojną reakcją. 

Każdy angażujący się pracownik w sprawy firmy i rzetelnie podchodzący do swoich obowiązków oczekuje uznania i pochwały, inaczej wygląda to ze słowami krytyki, które kierowane są z ust przełożonego w stronę personelu. Należy zastanowić się nad problemem informacji zwrotnej, która sama w sobie może być bardzo przydatna w korygowaniu działań, z których pracownik może nie zdawać sobie nawet sprawy. Odrębną kwestią jest umiejętność przyjęcia słów konstruktywnej krytyki. Rick Maurer- doradca liderów- tłumaczy, że zjawisko przyjmowania krytyki wiąże się z chęcią zrozumienia informacji, skupieniu na niej, a to zaś wywołuje emocje. Może pojawić się strach wynikający z poddania ocenie naszej pracy czy zachowań. Najważniejszym jest zdanie sobie sprawy z faktu, że informacja zwrotna nie jest karą. Przede wszystkim ma na celu nakierowanie pracownika na popełniane błędy, a co za tym idzie wyeliminowaniu ich w najbliższej przyszłości. Można zarzucić, że definicja ta brzmi idealnie, gdyż na krytykę drugiej osoby mają wpływ czynniki personalne i wiele innych. Nawet jeśli nie zgadzamy się w pełni z otrzymaną krytyką to negacją jej nic nie zmienimy i nie osiągniemy rozwiązania. 

Samo podjęcie analizy naszego działania może przyczynić się do ulepszenia naszej pracy, a co za tym idzie zmiany odbierania naszej osoby wśród współpracowników czy przełożonych. Właśnie dlatego najgorszą reakcją na feedback, nawet gdy jest bolesny i w naszym odczuciu niesprawiedliwy, jest odrzucenie próby chociażby małej zmiany w dotychczasowym funkcjonowaniu.